Cộng đồng công nghệ đang sôi nổi tranh luận về lệnh cấm nổi tiếng của Amazon đối với các bài thuyết trình PowerPoint, với các nhân viên hiện tại và cũ tham gia bàn luận về việc liệu sở thích của Jeff Bezos đối với các bản ghi nhớ bằng văn bản có thực sự cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc hay không. Cuộc thảo luận này đã khơi mào một cuộc trò chuyện rộng hơn về văn hóa họp và các công cụ chúng ta sử dụng để chia sẻ ý tưởng.
 |
|---|
| Ảnh hưởng của Jeff Bezos đối với văn hóa họp mặt tại Amazon được minh họa một cách hài hước thông qua việc "chôn cất" các bài thuyết trình PowerPoint, báo hiệu sự chuyển đổi hướng tới giao tiếp bằng văn bản |
Trải nghiệm của nhân viên cho thấy kết quả hỗn hợp nhưng chủ yếu tích cực
Các nhân viên Amazon đã sống dưới chính sách cấm PowerPoint vẽ nên một bức tranh tích cực đáng ngạc nhiên. Nhiều người mô tả hệ thống này buộc họ tập trung vào nội dung thay vì định dạng. Chính sách này yêu cầu nhân viên viết các bản ghi nhớ chi tiết thay vì tạo slide, với các cuộc họp bắt đầu bằng việc mọi người im lặng đọc tài liệu trong 15-30 phút trước khi thảo luận.
Các nhân viên hiện tại và cũ của Amazon báo cáo đã tạo ra hàng trăm tài liệu so với chỉ một số ít bài thuyết trình PowerPoint trong thời gian làm việc của họ. Họ mô tả quá trình viết như một sự trợ giúp để làm rõ suy nghĩ của chính mình, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải dành hàng tuần để soạn thảo một bản ghi nhớ sáu trang duy nhất. Định dạng có cấu trúc buộc các tác giả phải trình bày các lập luận hoàn chỉnh thay vì dựa vào các dấu đầu dòng có thể che giấu những khoảng trống trong logic.
Cấu trúc bản ghi nhớ 6 trang của Amazon:
- Giới thiệu: Thiết lập bối cảnh và mục đích của tài liệu
- Mục tiêu: Các chỉ số thành công cụ thể, có thể đo lường được với dữ liệu lịch sử
- Nguyên tắc: Các nguyên lý hướng dẫn và niềm tin
- Tình trạng kinh doanh: Ảnh chụp nhanh tình hình hiện tại với dữ liệu
- Bài học kinh nghiệm: Phân tích giai đoạn trước về những thành công và thất bại
- Ưu tiên chiến lược: Các sáng kiến hướng tới tương lai (3-4 trang)
Sự phản đối của cộng đồng đặt câu hỏi về cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả
Không phải ai trong cộng đồng công nghệ cũng tin tưởng vào cách làm của Amazon. Các nhà phê bình cho rằng việc quy thành công của công ty cho các định dạng họp cụ thể là đơn giản hóa quá mức các kết quả kinh doanh phức tạp. Họ chỉ ra rằng nhiều công ty thành công phát triển mạnh sử dụng các phương pháp thuyết trình truyền thống, từ các diễn giả hội nghị thu hút khán giả trong nhiều giờ đến Navy SEALs dựa rất nhiều vào PowerPoint để lập kế hoạch nhiệm vụ.
Cuộc tranh luận đã làm nổi bật những lo ngại về sự đa dạng trong phong cách giao tiếp. Một số thành viên cộng đồng lo lắng rằng việc bắt buộc các bản ghi nhớ bằng văn bản sẽ chọn lọc những người xuất sắc ở định dạng đặc biệt đó, có khả năng loại trừ những người đóng góp có giá trị giao tiếp tốt hơn thông qua phương tiện trực quan hoặc bằng lời nói. Những người khác phản bác rằng kỹ năng viết cơ bản nên được mong đợi ở cấp độ cao cấp, bất kể sở thích cá nhân.
Vấn đề thực sự có thể là chuẩn bị, không phải công cụ
Một hiểu biết quan trọng nổi lên từ cuộc thảo luận tập trung vào việc chuẩn bị họp thay vì bản thân các công cụ. Nhiều nhân viên công nghệ mô tả những trải nghiệm đau đớn với các bài thuyết trình PowerPoint được chuẩn bị kém, nơi thông tin được tiết lộ lần đầu tiên trong cuộc họp, khiến người tham dự không thể đóng góp một cách có ý nghĩa vào các cuộc thảo luận.
Những cuộc họp đau đớn và không có thông tin nhất mà tôi đã tham dự đều có một điểm chung, powerpoint. Những cuộc họp tốt nhất, không có thuyết trình và họ đi vào chi tiết.
Cách tiếp cận của Amazon giải quyết vấn đề này bằng cách đảm bảo mọi người có bối cảnh hoàn chỉnh trước khi thảo luận bắt đầu. Tuy nhiên, một số người cho rằng lợi ích tương tự này có thể đạt được bằng cách phân phối tài liệu trước, bất kể định dạng.
So sánh quy trình họp:
| PowerPoint truyền thống | Phương pháp Memo của Amazon |
|---|---|
| Người thuyết trình giải thích slide trong suốt cuộc họp | 15-30 phút đọc thầm ở đầu cuộc họp |
| Câu hỏi làm gián đoạn luồng thảo luận | Nắm được toàn bộ bối cảnh trước khi thảo luận |
| Các bullet point che giấu những khoảng trống trong logic | Yêu cầu các câu tường thuật đầy đủ |
| Dễ dàng cho người thuyết trình, khó khăn cho khán giả | Khó viết, nhưng dễ hiểu hơn |
Ý nghĩa rộng hơn đối với văn hóa họp công nghệ
Cuộc trò chuyện đã phát triển vượt ra ngoài các thực hành cụ thể của Amazon để xem xét các câu hỏi cơ bản về giao tiếp tại nơi làm việc. Các chuyên gia kỹ thuật mô tả việc lãng phí thời gian cho định dạng và bố cục slide khi họ có thể tập trung vào nội dung. Những người khác lưu ý rằng các tình huống khác nhau có thể yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau - các cuộc thảo luận kỹ thuật chi tiết có thể được hưởng lợi từ tài liệu bằng văn bản, trong khi các phiên động não sáng tạo có thể hoạt động tốt hơn với các công cụ trực quan.
Cuộc tranh luận cũng đề cập đến vai trò của trí tuệ nhân tạo trong việc tạo nội dung, với một số nhân viên Amazon đề cập đến các công cụ AI nội bộ giúp tái cấu trúc các suy nghĩ bằng văn bản thành định dạng tài liệu phù hợp. Điều này cho thấy gánh nặng viết các bản ghi nhớ chi tiết có thể đang giảm khi công nghệ hỗ trợ quá trình định dạng và tổ chức.
Kết luận
Trong khi cộng đồng công nghệ vẫn chia rẽ về chính sách cấm PowerPoint của Amazon, cuộc thảo luận đã làm nổi bật những câu hỏi quan trọng về hiệu quả họp và tiêu chuẩn giao tiếp. Bằng chứng cho thấy yếu tố quan trọng không nhất thiết là công cụ được chọn, mà là mức độ chuẩn bị và suy nghĩ đi vào việc chia sẻ ý tưởng. Dù thông qua các bản ghi nhớ bằng văn bản hay các bài thuyết trình được chế tác tốt, mục tiêu vẫn giống nhau: tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận hiệu quả dẫn đến quyết định tốt hơn.
Tham khảo: Jeff Bezos Doesn't Believe in PowerPoint, and His Employees Actually Agree