Việc mua sắm phần mềm doanh nghiệp đã trở thành một bãi mìn nơi các đội ngũ mua sắm có thiện chí thường xuyên rơi vào những cái bẫy đắt đỏ. Một khung phân tích đơn giản được gọi là Tỷ lệ ROML đã xuất hiện để giúp các tổ chức tránh những sai lầm tốn kém khi đàm phán giảm giá số lượng lớn và các thỏa thuận cấp phép doanh nghiệp.
Khái niệm này rất đơn giản: chia tổng chi phí của thỏa thuận doanh nghiệp của bạn cho số tiền bạn sẽ phải trả theo giá bán lẻ chỉ cho những giấy phép mà bạn thực sự sử dụng. Nếu kết quả lớn hơn 1.0, bạn đã trả quá giá. Tuy nhiên, các cuộc thảo luận cộng đồng cho thấy việc kiểm tra toán học cơ bản này lại hiếm khi được áp dụng trong các quyết định mua sắm của doanh nghiệp.
Cách Tính Tỷ Lệ của ROML:
- Công thức: Tổng Chi Phí Giao Dịch Doanh Nghiệp ÷ (Giá Bán Lẻ × Số Đơn Vị Thực Sử Dụng)
- Giao Dịch Tốt: Tỷ lệ < 1.0
- Giao Dịch Xấu: Tỷ lệ > 1.0
- Ví dụ: $500,000 USD giao dịch doanh nghiệp ÷ ($100 USD × 200 đơn vị đã sử dụng) = tỷ lệ 25.0 (giao dịch xấu)
Những Thất Bại Doanh Nghiệp Thực Tế
Cộng đồng công nghệ đã chia sẻ nhiều ví dụ về việc mua sắm thất bại. Một trường hợp đặc biệt nổi bật liên quan đến một đội ngũ muốn thử phần mềm A/B testing lần đầu tiên. Điều lẽ ra chỉ là một quy trình đăng ký đơn giản đã biến thành nhiều tháng đàm phán mua sắm, dẫn đến một hợp đồng doanh nghiệp ba năm với giảm giá số lượng lớn và các thỏa thuận mức độ dịch vụ. Khi thỏa thuận được hoàn tất, đội ngũ ban đầu đã chuyển sang các dự án khác, và không ai từng tạo ra một API key nào trong suốt thời gian hợp đồng.
Mô hình này lặp lại trong các lĩnh vực công nghệ khác nhau. Việc mua sắm phần cứng cũng gặp phải những thách thức tương tự, khi các công ty ký kết các thỏa thuận nhiều năm cho dung lượng máy chủ với mức giá giảm, chỉ để chứng kiến Định luật Moore làm cho thỏa thuận có lợi của họ trở nên lỗi thời trước khi họ có thể sử dụng một nửa thiết bị.
Những Cạm Bẫy Phổ Biến Trong Mua Sắm Doanh Nghiệp:
- Phần mềm A/B testing: Đã mua hợp đồng 3 năm, nhưng không tạo ra một API key nào
- Phần cứng máy chủ: Giảm giá 20-30% cho công suất 3-5 năm, phần lớn không được sử dụng khi Định luật Moore phát triển
- Hợp đồng mạng: Thỏa thuận WAN 7 năm với mức giảm giá 40%, trở nên lỗi thời chỉ trong vài tháng do sự xuất hiện của cáp quang
- Giấy phép phần mềm: Giấy phép doanh nghiệp được mua dựa trên dự báo, nhưng việc áp dụng thực tế thấp hơn nhiều
Chi Phí Ẩn Của Việc Mua Sắm Số Lượng Lớn
Các thỏa thuận doanh nghiệp đánh đổi cam kết trước để có giá giảm, nhưng điều này chỉ hiệu quả khi các tổ chức có thể dự đoán chính xác việc sử dụng. Phép tính trở nên đặc biệt tàn khốc trong việc cấp phép phần mềm, nơi các chỗ ngồi không sử dụng không mang lại giá trị gì và không thể được bán lại như hàng tồn kho vật lý.
Một khi bạn đã mua phần mềm hoặc dịch vụ 'được giảm giá', một khi bạn đã cung cấp các 'chỗ ngồi', tiền đã mất, và nếu nhân viên của bạn không sử dụng nó, thì sẽ không bao giờ có giá trị nào cho tổ chức của bạn.
Các thỏa thuận cơ sở hạ tầng mạng cho thấy một khía cạnh khác của vấn đề này. Các công ty thường ăn mừng việc ký kết các hợp đồng nhiều năm với các nhà cung cấp viễn thông, đảm bảo giảm giá khiêm tốn cho việc nâng cấp băng thông. Tuy nhiên, tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ có nghĩa là các thỏa thuận này thường trở thành neo giữ, ngăn cản các tổ chức áp dụng các giải pháp thay thế mới hơn, nhanh hơn và rẻ hơn xuất hiện trong thời gian hợp đồng.
Lý Do Cho Việc Mua Sắm Cá Nhân
Một cách tiếp cận thay thế đang được chú ý là cung cấp cho nhân viên thẻ công ty để mua phần mềm cá nhân với chi phí báo cáo tối thiểu. Chiến lược này duy trì tỷ lệ hoàn hảo 1.0 giữa chi phí và sử dụng, loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí. Mặc dù có vẻ trái ngược với trực giác của các đội ngũ mua sắm tập trung vào giảm giá số lượng lớn, nó đảm bảo mỗi đồng chi tiêu đều mang lại giá trị thực tế.
Cách tiếp cận này đặc biệt có giá trị đối với các danh mục phần mềm mới nơi các tổ chức thiếu dữ liệu sử dụng lịch sử. Khi không biết có bao nhiêu nhân viên sẽ thực sự áp dụng một công cụ mới, bất kỳ cam kết số lượng nào cũng trở thành suy đoán thuần túy.
 |
|---|
| Hình ảnh này minh họa việc đánh giá các giao dịch mua hàng loạt thông qua khái niệm Tỷ lệ ROML , có liên quan đến việc hiểu phương pháp mua sắm cá nhân được thảo luận trong đoạn văn |
Đo Lường Những Gì Quan Trọng
Hiểu biết chính từ các cuộc thảo luận cộng đồng là việc đo lường sử dụng thực tế là quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Các tổ chức thường đàm phán các thỏa thuận doanh nghiệp dựa trên sử dụng dự kiến thay vì nhu cầu đã được xác thực. Sự ngắt kết nối giữa kế hoạch và thực tế này tạo ra điều kiện mà các đội ngũ mua sắm có thể đảm bảo giảm giá phần trăm ấn tượng trong khi đồng thời tăng tổng chi phí.
Giải pháp đòi hỏi việc chuyển trọng tâm từ định giá đơn vị sang tổng giá trị được cung cấp. Trước khi cam kết với bất kỳ thỏa thuận số lượng lớn nào, các tổ chức cần các phương pháp đáng tin cậy để theo dõi và dự đoán các mô hình sử dụng thực tế trong toàn bộ lực lượng lao động của họ.
Tham khảo: Tỷ lệ ROML