Cuộc cách mạng trí tuệ nhân tạo đã hứa hẹn sẽ biến đổi năng suất nơi làm việc, tuy nhiên hầu hết các tổ chức đang gặp khó khăn trong việc nhận ra những lợi ích có ý nghĩa từ các khoản đầu tư AI của họ. Nghiên cứu mới nhất của Microsoft tiết lộ sự ngắt kết đáng lo ngại giữa việc áp dụng AI và chuyển đổi kinh doanh thực tế, cho thấy rằng công nghệ một mình không thể giải quyết những vấn đề cơ bản đang gây khó khăn cho môi trường làm việc hiện đại.
Khủng Hoảng Ngày Làm Việc Vô Tận
Nghiên cứu toàn diện của Microsoft về các mô hình nơi làm việc đã phát hiện ra điều mà các nhà nghiên cứu gọi là ngày làm việc vô tận - một chu kỳ không ngừng nghỉ của sự quá tải kỹ thuật số bắt đầu trước khi nhân viên rời khỏi giường và tiếp tục sau giờ đi ngủ. Dữ liệu vẽ nên bức tranh nghiệt ngã của cuộc sống làm việc hiện đại, nơi nhân viên phải đối mặt với trung bình 275 sự gián đoạn mỗi ngày, với tin nhắn hoặc email đến cứ hai phút một lần trong giờ làm việc chính.
Thời điểm của những sự gián đoạn này tạo ra một mô hình đặc biệt có hại. Gần một nửa tất cả các cuộc họp diễn ra từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng hoặc từ 1 giờ chiều đến 3 giờ chiều, chính xác là khi các nhà khoa học thần kinh xác định các khoảng thời gian hiệu suất nhận thức đỉnh cao. Tiềm năng năng suất của hầu hết mọi người đạt đỉnh vào lúc 11 giờ sáng, tuy nhiên đây lại trở thành giờ quá tải nhất trong ngày, với lưu lượng trò chuyện, cuộc họp và sử dụng ứng dụng đều tăng vọt cùng lúc.
Thống kê về sự gián đoạn tại nơi làm việc:
- Số lần gián đoạn trung bình mỗi ngày: 275
- Tần suất: Cứ 2 phút một lần trong giờ làm việc chính
- Thời gian họp cao điểm: 9-11 giờ sáng và 1-3 giờ chiều
- Thời gian năng suất tối ưu: 11 giờ sáng
- Tăng trưởng cuộc họp ngoài giờ: 16% so với cùng kỳ năm trước
AI Như Một Giải Pháp Tạm Thời
Cách tiếp cận hiện tại đối với việc triển khai AI thường làm trầm trọng thêm các vấn đề hiện có thay vì giải quyết chúng. Jamie Teevan , nhà khoa học trưởng và nghiên cứu viên kỹ thuật của Microsoft , giải thích rằng việc chỉ đơn giản sử dụng AI để viết thêm email hoặc tóm tắt thêm các cuộc họp không giải quyết được rối loạn gốc rễ - nó chỉ đơn thuần là đẩy nhanh một hệ thống bị hỏng.
Gánh nặng nhận thức khi làm việc với AI đưa ra một thách thức bất ngờ khác. Việc tạo ra các lời nhắc hiệu quả đòi hỏi người dùng phải chuyển đổi kiến thức ngầm thành các hướng dẫn rõ ràng, một quá trình đòi hỏi sự tập trung và tư duy rõ ràng. Gánh nặng siêu nhận thức này có thể cảm thấy quá sức đối với những người lao động đã đang vật lộn với những gián đoạn liên tục và các ưu tiên cạnh tranh.
Lợi Thế Của Các Công Ty Tiên Phong
Nghiên cứu của Microsoft đã xác định một nhóm nhỏ các tổ chức mà họ gọi là Các Công Ty Tiên Phong đã thành công trong việc chuyển đổi hoạt động của họ xung quanh khả năng AI. Trong số 31.000 công ty được phân tích, chỉ có 840 công ty đáp ứng tiêu chí cho danh mục ưu tú này. Tại những tổ chức này, 71% nhân viên báo cáo rằng công ty của họ đang phát triển mạnh, so với chỉ 37% trên toàn cầu.
Những công ty thành công này chia sẻ một số đặc điểm chính giúp phân biệt họ với các tổ chức truyền thống. Họ ưu tiên tác động hơn hoạt động, tập trung tài nguyên vào 20% nhiệm vụ tạo ra 80% giá trị kinh doanh. Thay vì chỉ đơn giản tự động hóa các quy trình hiện có, họ thiết kế lại cơ bản các quy trình làm việc, đặt câu hỏi liệu một số hoạt động nhất định có cần thiết hay không.
So sánh hiệu suất của các Công ty Tiên phong:
- Tổng số công ty được phân tích: 31.000
- Các Công ty Tiên phong được xác định: 840
- Sự hài lòng của người lao động (Tiên phong): 71%
- Sự hài lòng của người lao động (Trung bình toàn cầu): 37%
- Các ngành chính: Công nghệ và dịch vụ chuyên nghiệp
Những Thay Đổi Cấu Trúc Cần Thiết
Các triển khai AI thành công nhất đòi hỏi tái cấu trúc tổ chức thay vì chỉ đơn thuần triển khai công nghệ. Các Công Ty Tiên Phong thường áp dụng cấu trúc tổ chức phẳng hơn, tổ chức các nhóm xung quanh các dự án cụ thể thay vì các lĩnh vực chuyên môn. Cách tiếp cận này cho phép ra quyết định linh hoạt hơn và chia sẻ kiến thức tốt hơn trong toàn tổ chức.
Alexia Cambon , một nhà nghiên cứu chính trong Chỉ Số Xu Hướng Làm Việc của Microsoft , nhấn mạnh rằng các công ty phải xem AI như một đồng nghiệp kỹ thuật số có khả năng xử lý toàn bộ quy trình làm việc, không chỉ các nhiệm vụ riêng lẻ. Sự thay đổi này biến đổi nhân viên thành những người quản lý đại lý điều khiển các hệ thống AI thực hiện các quy trình phức tạp, nhiều bước.
Vượt Ra Ngoài Triển Khai Công Nghệ
Nghiên cứu cho thấy rằng việc áp dụng AI thành công đòi hỏi các công ty phải bên ngoài hóa kiến thức và tạo ra các vòng phản hồi có hệ thống. Các tổ chức phải có chủ ý về nội dung họ tạo ra cho các nhóm của mình và cách họ cấu trúc thông tin để các hệ thống AI học từ đó một cách hiệu quả.
Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp, bao gồm tư vấn, kế toán và thực hành pháp lý, đã nổi lên như những nhà lãnh đạo bất ngờ trong chuyển đổi AI. Những ngành này đối mặt với sự gián đoạn trực tiếp từ khả năng AI, tạo ra động lực cấp thiết để tái tưởng tượng các mô hình kinh doanh và quy trình làm việc truyền thống.
Thống kê về Khoảng cách Năng suất:
- Các nhà lãnh đạo yêu cầu tăng năng suất: 53%
- Người lao động thiếu thời gian/năng lượng cho công việc: 80%
- Nguyên tắc tập trung: 20% công việc tạo ra 80% giá trị
Cược Cao Của Chuyển Đổi AI
Những phát hiện của Microsoft mang ý nghĩa quan trọng đối với khả năng cạnh tranh kinh doanh. Các công ty thành công tích hợp AI vào DNA tổ chức của họ sẽ có được lợi thế đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh vẫn đang coi công nghệ như một công cụ năng suất. Các tổ chức thất bại trong việc thực hiện những thay đổi cơ bản này có nguy cơ tạo ra điều mà các nhà nghiên cứu mô tả là sự hỗn loạn ngày càng hiệu quả trong khi làm kiệt sức lực lượng lao động của họ.
Nghiên cứu nhấn mạnh một thực tế quan trọng: những công ty sẽ phát triển mạnh trong kỷ nguyên AI là những công ty sẵn sàng đặt câu hỏi và thiết kế lại những giả định cơ bản nhất của họ về cách thức hoàn thành công việc. Công nghệ một mình không thể giải quyết khủng hoảng năng suất - nó đòi hỏi một sự tái tưởng tượng cơ bản về cấu trúc tổ chức, quy trình và ưu tiên.