Môi trường làm việc hiện đại đã phát triển thành một không gian hoạt động liên tục, nơi ranh giới truyền thống giữa công việc và thời gian cá nhân hầu như đã biến mất. Báo cáo đặc biệt mới nhất của Work Trend Index của Microsoft cho tháng 6 năm 2025 đã phơi bày một thực tế đáng lo ngại: sự xuất hiện của cái mà công ty gọi là ngày làm việc vô tận, nơi nhân viên bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của việc kết nối liên tục bắt đầu từ trước bình minh và kéo dài đến tận buổi tối.
Máy chạy bộ số từ bình minh đến hoàng hôn
Phân tích của Microsoft về hàng nghìn tỷ tín hiệu năng suất từ người dùng Microsoft 365 vẽ nên một bức tranh ảm đạm về cuộc sống làm việc đương đại. Ngày làm việc hiện tại thường xuyên bắt đầu lúc 6 giờ sáng, với 40% nhân viên đã quét hộp thư đến để ưu tiên các nhiệm vụ hàng ngày trước khi hầu hết mọi người uống xong cà phê buổi sáng. Sự khởi đầu sớm này đại diện cho một sự thay đổi đáng kể trong các mô hình làm việc, chủ yếu được thúc đẩy bởi các sắp xếp làm việc kết hợp và việc tích hợp ngày càng tăng của các công cụ AI vào quy trình làm việc hàng ngày.
Đến 8 giờ sáng, chat Microsoft Teams vượt qua email trở thành phương thức giao tiếp chính, với nhân viên nhận trung bình 154 tin nhắn Teams mỗi ngày. Khối lượng giao tiếp số đã đạt đến mức áp đảo, với nhân viên trung bình xử lý 117 email và 153 tin nhắn Teams mỗi ngày. Dòng thông tin liên tục này có nghĩa là nhân viên phải đối mặt với sự gián đoạn cứ hai phút một lần từ email, chat hoặc các cuộc họp đột xuất.
Khối lượng giao tiếp hàng ngày
- Trung bình email nhận được: 117 email mỗi ngày
- Trung bình tin nhắn Teams : 153-154 tin nhắn mỗi ngày
- Tần suất bị gián đoạn: Cứ mỗi 2 phút
- Tin nhắn ngoài giờ làm việc: Hơn 50 tin nhắn cho mỗi nhân viên
Giờ cao điểm bị tấn công
Những giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày—truyền thống là 9-11 giờ sáng và 1-3 giờ chiều khi sự tập trung và hiệu suất nhận thức của con người đạt đỉnh—đã bị chiếm đoạt bởi các cuộc họp. Một nửa tất cả các cuộc họp được lên lịch hiện diễn ra trong những khung thời gian năng suất quan trọng này, ngăn cản nhân viên tham gia vào công việc sâu, tập trung đòi hỏi toàn bộ sự chú ý của họ. Thứ Ba nổi lên như ngày có nhiều cuộc họp nhất với 23% cuộc họp hàng tuần, trong khi thứ Sáu mang lại sự nhẹ nhõm nhẹ với chỉ 16%.
Bản thân văn hóa họp hành đã trở nên ngày càng hỗn loạn, với 57% cuộc họp được lên lịch ngay lập tức mà không có lời mời lịch thích hợp. Các cuộc họp lớn có 65 người tham gia trở lên đại diện cho danh mục tăng trưởng nhanh nhất, và gần một phần ba tất cả các cuộc họp trải dài qua nhiều múi giờ, làm tăng thêm sự phức tạp cho lịch trình đã bị phân mảnh.
Các Mô Hình Cuộc Họp
- Thứ Ba: 23% tổng số cuộc họp trong tuần (ngày bận rộn nhất)
- Thứ Sáu: 16% tổng số cuộc họp trong tuần (ngày nhẹ nhàng nhất)
- Cuộc họp đột xuất: 57% được lên lịch mà không có lời mời trên lịch
- Cuộc họp lớn (65+ người tham gia): Danh mục tăng trưởng nhanh nhất
- Cuộc họp đa múi giờ: Gần 33% tổng số cuộc họp
Sự xâm lấn buổi tối và lan sang cuối tuần
Ranh giới truyền thống 5 giờ chiều đã biến mất hoàn toàn. Các cuộc họp được lên lịch sau 8 giờ tối đã tăng 16% so với cùng kỳ năm trước, phản ánh bản chất toàn cầu của kinh doanh hiện đại và áp lực phải phù hợp với các nhóm trên các múi giờ khác nhau. Đến 10 giờ tối, 29% nhân viên quay lại hộp thư đến của họ để xử lý một vòng tin nhắn khác, kéo dài ngày làm việc số của họ đến tận thời gian lẽ ra phải là cá nhân.
Làm việc cuối tuần đã trở nên bình thường một cách đáng báo động, với gần 20% nhân viên kiểm tra email trước trưa thứ Bảy và Chủ nhật. Đáng lo ngại hơn, hơn 5% tích cực làm việc với email tối Chủ nhật, sử dụng thời gian lẽ ra để phục hồi để chuẩn bị cho một tuần khác của cùng một chu kỳ không ngừng nghỉ. Nhân viên trung bình hiện gửi hoặc nhận hơn 50 tin nhắn chat ngoài giờ làm việc cốt lõi, xói mòn những ranh giới từng bảo vệ thời gian cá nhân.
Phân tích thời gian biểu ngày làm việc
- 6 giờ sáng: 40% người dùng kiểm tra email
- 8 giờ sáng: Trò chuyện trên Teams vượt qua email
- 9-11 giờ sáng & 1-3 giờ chiều: 50% tổng số cuộc họp (giờ cao điểm năng suất)
- 8 giờ tối trở lên: Tăng 16% cuộc họp muộn so với cùng kỳ năm trước
- 10 giờ tối: 29% nhân viên quay lại kiểm tra email
AI vừa là vấn đề vừa là giải pháp
Microsoft định vị trí tuệ nhân tạo như giải pháp tiềm năng cho cuộc khủng hoảng này, nhưng cảnh báo không nên sử dụng AI để chỉ đơn giản tăng tốc một hệ thống đã bị hỏng. Công ty ủng hộ quy tắc 80/20, nơi các tác nhân AI xử lý các nhiệm vụ hành chính có giá trị thấp, giải phóng con người để tập trung vào công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phản biện và trí tuệ cảm xúc.
Khái niệm về những ông chủ tác nhân đại diện cho một thế hệ chuyên gia mới tận dụng các trợ lý AI để quản lý ngày làm việc vô tận hiệu quả hơn. Nhà nghiên cứu Microsoft Alex Farach minh họa cách tiếp cận này, sử dụng ba tác nhân AI: một cho việc thu thập nghiên cứu hàng ngày, một khác cho phân tích thống kê, và một thứ ba cho việc soạn thảo các bản tóm tắt toàn diện. Sự ủy quyền này cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn trong khi AI xử lý việc xử lý thường ngày.
Thiết kế lại kiến trúc công việc
Microsoft đề xuất vượt ra ngoài biểu đồ tổ chức truyền thống để tạo biểu đồ công việc tổ chức các nhóm xung quanh các kết quả cụ thể thay vì cấu trúc phân cấp. Cách tiếp cận này, được chứng minh bởi cơ quan AI-first Supergood, tích hợp khả năng AI trên tất cả các dịch vụ trong khi duy trì sự giám sát và sáng tạo của con người.
Công ty nhấn mạnh rằng việc tích hợp AI thành công đòi hỏi phải xem những công cụ này như các công cụ sức mạnh cho những người sáng tạo thay vì thay thế công việc. Như đồng sáng lập Supergood Mike Barrett lưu ý, việc mong đợi AI hoạt động độc lập là vô lý—giống như để các công cụ sức mạnh một mình trong phòng và mong đợi đồ nội thất hoàn thành.
Con đường phía trước
Ngày làm việc vô tận đại diện cho nhiều hơn chỉ là một thách thức năng suất; đó là một mối đe dọa cơ bản đối với sức khỏe nhân viên và tính bền vững kinh doanh dài hạn. Dữ liệu của Microsoft tiết lộ rằng hoạt động không nên bị nhầm lẫn với tiến bộ, và rằng hệ thống kết nối liên tục hiện tại có thể đang làm suy yếu chính năng suất mà nó nhằm tăng cường.
Giải pháp đòi hỏi một sự tái tưởng tượng cơ bản về nhịp điệu công việc, được hỗ trợ bởi việc tích hợp AI thông minh bảo tồn quyền tự chủ của con người trong khi loại bỏ công việc tẻ nhạt số. Không có sự chuyển đổi này, các tổ chức có nguy cơ duy trì một hệ thống làm kiệt sức nhân viên trong khi không mang lại kết quả có ý nghĩa. Câu hỏi, như Microsoft đặt ra, không phải là liệu công việc có thay đổi hay không—mà là liệu các tổ chức có đủ can đảm để dẫn dắt sự thay đổi đó hay không.