Một bài viết ý kiến gần đây chỉ trích các chuỗi email dài và ủng hộ việc sử dụng tin nhắn tức thời đã gây ra cuộc tranh luận gay gắt trong cộng đồng chuyên gia công nghệ. Tranh cãi tập trung vào sở thích giao tiếp tại nơi làm việc và thói quen gây khó chịu khi chuyển tiếp các chuỗi email phức tạp với ngữ cảnh tối thiểu.
Cộng đồng mạnh mẽ bảo vệ giao tiếp qua Email
Cộng đồng công nghệ đã phần lớn bác bỏ đề xuất của bài viết gốc về việc thay thế các chuỗi email bằng tin nhắn tức thời. Nhiều chuyên gia cho rằng email cung cấp những lợi thế quan trọng mà IM không thể sánh được. Email cho phép giao tiếp không đồng bộ mà không có áp lực phản hồi ngay lập tức, khả năng tìm kiếm tốt hơn cho các quyết định trong quá khứ, và những phản hồi chu đáo, có cấu trúc tốt hơn.
Một người bình luận đã nêu bật một lợi ích quan trọng: Bạn có thể thấy ai khác đã tham gia vào cuộc trò chuyện - việc thấy một thành viên đồng nghiệp tham gia có thể giúp tránh rơi vào tình huống mà ai đó đang cố gắng làm việc vòng vo với một trong những đồng nghiệp của bạn, người đã nói với họ rằng họ không thể có được những gì họ yêu cầu.
Sở thích về phương tiện giao tiếp theo từng trường hợp sử dụng:
- Email: Các tác vụ phức tạp, nhu cầu tài liệu hóa, giao tiếp không đồng bộ
- Công cụ tài liệu ( Confluence , Word ): Các quy trình có thể lặp lại, các quyết định quan trọng
- Tin nhắn tức thời ( Teams , Slack ): Làm rõ nhanh, giao tiếp không chính thức
- Cuộc họp: Ra quyết định cần thảo luận và có thể có bất đồng quan điểm
Vấn đề thực sự: Phép lịch sự Email kém
Thay vì lên án hoàn toàn các chuỗi email, hầu hết người trả lời đã xác định vấn đề cốt lõi là thói quen giao tiếp kém. Thông điệp xem bên dưới gây khó chịu mà không có ngữ cảnh thể hiện sự giao tiếp lười biếng, chuyển gánh nặng hiểu biết cho người nhận. Các chuyên gia nhấn mạnh rằng khi thêm ai đó vào một chuỗi email hiện có, người gửi nên cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng về tình hình và giải thích tại sao người mới được đưa vào.
Các Thực Hành Tốt Nhất Cho Chuỗi Email:
- Luôn cung cấp bối cảnh khi thêm người nhận mới
- Tóm tắt tình huống và giải thích lý do tại sao ai đó được đưa vào
- Chỉ rõ hành động hoặc phản hồi nào được mong đợi
- Tránh chuyển tiếp với chỉ "xem bên dưới" hoặc văn bản tối thiểu tương tự
- Sử dụng tiêu đề rõ ràng phản ánh chủ đề thảo luận hiện tại
IM tạo ra những vấn đề khác
Những người chỉ trích cách tiếp cận tin nhắn tức thời chỉ ra rằng các công cụ IM như Slack và Teams tạo ra những thách thức khảo cổ học riêng của chúng. Lịch sử trò chuyện thường khó tìm kiếm và tổ chức hơn so với các chuỗi email. Ngoài ra, tin nhắn tức thời mang theo kỳ vọng phản hồi ngay lập tức có thể làm gián đoạn công việc tập trung. Nhiều chuyên gia lưu ý rằng các quyết định quan trọng được đưa ra trong chat thường cần được ghi lại trong email để lưu trữ hồ sơ phù hợp.
Tài liệu và ngữ cảnh quan trọng
Cuộc thảo luận cho thấy rằng các chuyên gia có kinh nghiệm đánh giá cao ngữ cảnh và tài liệu mà các chuỗi email cung cấp. Một số người bình luận đề cập đến việc các chuỗi email cũ đã cứu họ khỏi rắc rối tại nơi làm việc bằng cách cung cấp ngữ cảnh lịch sử quan trọng cho các quyết định và thảo luận. Giá trị lưu trữ này thường bị mất trong bản chất nhanh chóng của các nền tảng tin nhắn tức thời.
Cuộc tranh luận cuối cùng làm nổi bật tầm quan trọng của việc chọn đúng công cụ giao tiếp cho đúng mục đích, với phép lịch sự phù hợp quan trọng hơn chính phương tiện truyền thông.
Tham khảo: Please Don't Send See Below