Sau nhiều năm thử nghiệm mọi ứng dụng năng suất trên thị trường, nhiều lập trình viên đang quay trở lại với giải pháp đơn giản nhất có thể: file văn bản thuần túy. Xu hướng này phản ánh sự thất vọng ngày càng tăng với các ứng dụng todo quá phức tạp, hứa hẹn sự tổ chức nhưng thường mang lại nhiều phức tạp hơn là năng suất.
Hành trình thường bắt đầu giống nhau đối với hầu hết người dùng. Họ khám phá một ứng dụng năng suất mới, dành hàng giờ để thiết lập hệ thống hoàn hảo với các danh mục, thẻ tag và dự án, chỉ để rồi từ bỏ nó trong vòng vài tuần. Các ứng dụng phổ biến như Notion trở thành nghĩa địa của những cơ sở dữ liệu bị bỏ hoang, trong khi người dùng Todoist thấy mình đang chơi hệ thống điểm thay vì hoàn thành công việc thực tế.
Các ứng dụng Todo phổ biến được đề cập và những vấn đề thường gặp:
- Notion: Người dùng dành hàng tuần để xây dựng các hệ thống phức tạp, sau đó bỏ chúng lại chỉ sau vài ngày
- Todoist: Hệ thống gamification dựa trên điểm số làm phân tán sự chú ý khỏi năng suất thực tế
- Things 3: Giao diện đẹp nhưng đắt tiền, người dùng thường quên kiểm tra thường xuyên
- Trello: Hệ thống dựa trên bảng cảm thấy quá phức tạp đối với việc sử dụng cá nhân
- OmniFocus: Mạnh mẽ nhưng cần hướng dẫn để học, thời gian dành cho việc học nhiều hơn thời gian làm việc
Điểm bùng phát: Khi đơn giản thắng phức tạp
Cuộc thảo luận cộng đồng tiết lộ một mô hình phổ biến trong số các lập trình viên và chuyên gia công nghệ. Nhiều người báo cáo rằng những khoảnh khắc năng suất nhất của họ đến khi hoàn cảnh bên ngoài buộc họ phải sử dụng những công cụ đơn giản nhất có sẵn. Dù là điện thoại hết pin và phải lấy giấy note dính, hay đơn giản là viết nhiệm vụ lên tay, những khoảnh khắc này thường dẫn đến việc hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn bất kỳ ứng dụng phức tạp nào.
Sức hấp dẫn của file văn bản thuần túy nằm ở sự đơn giản cơ bản của chúng. Không có đường cong học tập, không có phí đăng ký, và không có rủi ro công ty đóng cửa. Một file văn bản từ 20 năm trước vẫn mở hoàn hảo ngày nay, điều mà không thể nói về nhiều nền tảng năng suất đã xuất hiện rồi biến mất.
Lợi ích của quy trình làm việc với file văn bản:
- Luôn có thể truy cập: File nằm trên desktop, hiển thị mỗi khi mở laptop
- Truy cập tức thì: Phím tắt có thể mở file trong cửa sổ nổi
- Thêm tác vụ nhanh chóng: Việc thêm tác vụ chỉ mất 2 giây
- Có thể tìm kiếm: Cmd+F tìm thấy bất cứ thứ gì ngay lập tức trong toàn bộ lịch sử
- Bền vững cho tương lai: File văn bản hoạt động trên tất cả hệ thống và cập nhật phần mềm
- Không bị ràng buộc nhà cung cấp: Không có công ty nào có thể ngừng hoặc thay đổi định dạng
Giải pháp cộng đồng: Từ cơ bản đến nâng cao
Cộng đồng lập trình viên đã tạo ra một phổ giải pháp được xây dựng xung quanh file văn bản. Một số người dùng gắn bó với sự đơn giản thuần túy với một file todo.txt duy nhất trên desktop. Những người khác đã phát triển các hệ thống phức tạp hơn trong khi vẫn duy trì nền tảng file văn bản.
Mọi tiện ích bổ sung và lớp vượt ra ngoài .txt đều chạy trên một thiết bị wetware phức tạp được tích hợp sẵn với cơ thể tôi.
Người dùng nâng cao đã tạo ra các quy trình làm việc tùy chỉnh sử dụng các công cụ như Emacs với org-mode, cung cấp các tính năng mạnh mẽ trong khi vẫn giữ dữ liệu ở định dạng văn bản thuần túy. Những người khác sử dụng file markdown được đồng bộ thông qua các dịch vụ như Dropbox hoặc lưu trữ file của họ trong kho Git để kiểm soát phiên bản.
Các giải pháp tệp văn bản nâng cao:
- Emacs org-mode: Cung cấp cấu trúc, thời hạn, độ ưu tiên và tích hợp lịch trong khi vẫn duy trì định dạng văn bản thuần túy
- Tệp Markdown: Thêm định dạng cơ bản trong khi giữ cho tệp có thể đọc được trong bất kỳ trình soạn thảo nào
- Kiểm soát phiên bản Git: Theo dõi các thay đổi và đồng bộ hóa trên các thiết bị
- Tập lệnh tùy chỉnh: Tự động hóa thông báo và tích hợp lịch
- Hệ thống nhiều tệp: Tách riêng tệp cho các lĩnh vực khác nhau (công việc, cá nhân, dự án)
Thách thức di động và giải pháp đồng bộ
Một mối quan tâm phổ biến về file văn bản là truy cập di động và đồng bộ hóa. Cộng đồng đã giải quyết điều này thông qua nhiều cách tiếp cận khác nhau. Một số sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc iCloud để đồng bộ file trên các thiết bị. Những người khác nhận thấy rằng các ứng dụng ghi chú đơn giản trên điện thoại, khi được sử dụng tối thiểu, cung cấp khả năng truy cập di động họ cần mà không có sự phức tạp của các ứng dụng todo đầy đủ tính năng.
Đối với người dùng cần nhiều cấu trúc hơn, các cách tiếp cận kết hợp đã xuất hiện. Một số duy trì danh sách todo chính của họ dưới dạng file văn bản trong khi sử dụng ứng dụng lịch cho lời nhắc nhạy cảm về thời gian, hoặc sử dụng các ứng dụng đơn giản như Apple's Reminders cho thông báo cơ bản trong khi giữ quy trình làm việc chính của họ ở văn bản thuần túy.
Tâm lý học của công cụ năng suất
Cuộc thảo luận tiết lộ một khía cạnh tâm lý thú vị của các công cụ năng suất. Nhiều người dùng báo cáo rằng hành động thiết lập và tùy chỉnh các hệ thống năng suất phức tạp trở thành một hình thức trì hoãn. Thời gian dành để tổ chức hệ thống thường vượt quá thời gian dành để thực sự hoàn thành nhiệm vụ.
File văn bản loại bỏ cái bẫy này bằng cách loại bỏ khả năng tùy chỉnh vô tận. Định dạng buộc người dùng tập trung vào câu hỏi cốt lõi: cần làm gì? Không có các tính năng hào nhoáng để làm họ phân tâm, người dùng thường thấy mình tập trung hơn vào việc hoàn thành nhiệm vụ thực tế.
Khi file văn bản không đủ
Không phải ai cũng có thể thành công với những công cụ tối giản như vậy. Người dùng quản lý quy trình làm việc phức tạp với hàng trăm nhiệm vụ lặp lại, nhiều dự án và yêu cầu cộng tác thường cần các giải pháp phức tạp hơn. Hiểu biết chính từ cộng đồng là hiểu khi nào sự phức tạp bổ sung thực sự cần thiết so với khi nó chỉ đơn giản là hấp dẫn.
Đối với những người thực sự cần nhiều tính năng hơn, cộng đồng đề xuất bắt đầu với file văn bản để thiết lập thói quen tốt, sau đó dần dần chỉ thêm những tính năng cụ thể được chứng minh là cần thiết. Cách tiếp cận này giúp tránh cái bẫy phổ biến của việc thiết kế quá mức một hệ thống năng suất.
Việc quay trở lại file văn bản đại diện cho nhiều hơn một sự lựa chọn công cụ—đó là một triết lý coi trọng sự đơn giản, quyền sở hữu và tập trung hơn là các tính năng và tự động hóa. Như một thành viên cộng đồng đã lưu ý, năng suất không phải là tìm kiếm ứng dụng hoàn hảo, mà là về việc liên tục viết mọi thứ ra, kiểm tra danh sách thường xuyên và thực sự thực hiện các nhiệm vụ.
Tham khảo: I Tried Every Todo App and Ended Up With a .txt File