Trong khi nhiều tổ chức đã coi họp video là phương thức giao tiếp từ xa mặc định, ngày càng nhiều chuyên gia công nghệ ủng hộ các cuộc họp chỉ dùng âm thanh, với lý do giảm tải nhận thức và tăng năng suất làm việc. Quan điểm này xuất phát từ nhiều năm kinh nghiệm làm việc từ xa và thách thức giả định cho rằng video luôn tốt hơn.
Chi phí tiềm ẩn của các cuộc họp video
Những thảo luận gần đây trong cộng đồng công nghệ đã chỉ ra một số vấn đề chính với họp video:
- Lo lắng khi nhìn bản thân : Việc liên tục nhìn thấy hình ảnh bản thân trong các cuộc gọi video tạo ra áp lực tâm lý, dẫn đến điều mà các nhà nghiên cứu Stanford gọi là lo lắng khi nhìn bản thân
- Vấn đề băng thông : Cuộc gọi video đòi hỏi băng thông đáng kể và thường gặp vấn đề về độ trễ, với độ trễ lên đến 300 mili giây khiến cuộc trò chuyện trở nên khó khăn
- Quá tải nhận thức : Việc quản lý sự hiện diện qua video trong khi tham gia họp đòi hỏi nỗ lực tinh thần đáng kể
- Phức tạp về mặt kỹ thuật : Nhiều người dùng gặp khó khăn với việc thiết lập âm thanh và hình ảnh, dẫn đến trải nghiệm họp kém chất lượng
Giải pháp thay thế bằng âm thanh
Nhiều người có kinh nghiệm làm việc từ xa lâu năm cho biết các cuộc họp chỉ dùng âm thanh có thể hiệu quả hơn và ít gây mệt mỏi hơn. Những lợi ích chính bao gồm:
- Giảm tải nhận thức : Không có video, người tham gia có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện
- Di chuyển tự nhiên : Mọi người có thể đi lại hoặc thay đổi tư thế, điều mà một số người cho rằng giúp ích cho tư duy và sáng tạo
- Chất lượng kỹ thuật tốt hơn : Cuộc gọi chỉ có âm thanh thường có chất lượng tốt hơn và độ trễ thấp hơn
- Tập trung vào nội dung : Không có yếu tố gây phân tâm về mặt hình ảnh, các cuộc họp thường tập trung hơn vào nội dung
Giải pháp kỹ thuật
Cộng đồng đã xác định một số cải tiến kỹ thuật có thể nâng cao chất lượng cuộc họp từ xa:
- Đầu tư thiết bị âm thanh : Bộ micro và tai nghe chất lượng cao (ngân sách đề xuất: khoảng 300 USD) có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm họp
- Cấu hình âm thanh phù hợp : Sử dụng tai nghe loại bỏ tiếng vọng và cho phép cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên hơn
- Sử dụng video có chọn lọc : Giới hạn video cho các tình huống cụ thể như cuộc họp đầu tiên hoặc thuyết trình quan trọng
Các phương pháp tốt nhất cho cuộc họp từ xa
Dựa trên phản hồi từ cộng đồng, một số phương pháp tốt nhất đã xuất hiện:
- Mặc định chỉ dùng âm thanh : Làm cho video trở thành tùy chọn thay vì bắt buộc cho hầu hết các cuộc họp
- Cải thiện giao tiếp bằng văn bản : Phát triển kỹ năng giao tiếp bất đồng bộ tốt hơn thông qua tài liệu chi tiết và viết rõ ràng
- Đặt ra chương trình họp rõ ràng : Đảm bảo các cuộc họp có mục đích và mục tiêu cụ thể
- Giới hạn thời lượng họp : Các cuộc họp ngắn gọn, tập trung giúp giảm mệt mỏi
Tương lai của giao tiếp từ xa
Kinh nghiệm của cộng đồng công nghệ cho thấy tương lai của làm việc từ xa có thể không nằm ở việc cố gắng sao chép tương tác trực tiếp thông qua video, mà là ở việc tận dụng những ưu điểm độc đáo của các phương thức giao tiếp khác nhau. Điều này bao gồm việc tận dụng giao tiếp bằng văn bản cho các thảo luận kỹ thuật phức tạp và sử dụng cuộc gọi chỉ có âm thanh cho các cuộc họp thường xuyên.
Khi các tổ chức tiếp tục thích nghi với môi trường làm việc từ xa và kết hợp, việc tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa các phương thức giao tiếp khác nhau ngày càng trở nên quan trọng. Điều quan trọng là chọn phương tiện phù hợp cho từng loại tương tác thay vì mặc định sử dụng video cho mọi thứ.