Cuộc tranh luận đang diễn ra về hiệu quả của các cuộc họp đã đạt đến cường độ mới khi các chuyên gia công nghệ chia sẻ kinh nghiệm của họ về những thách thức năng suất tại nơi làm việc. Trong khi nhiều tổ chức tiếp tục gặp khó khăn với việc họp quá nhiều làm cạn kiệt thời gian và tài nguyên, một cuộc thảo luận cộng đồng ngày càng phát triển đã tiết lộ thực tế phức tạp đằng sau những gì làm cho các cuộc họp thực sự có giá trị.
Tính toán Chi phí Cuộc họp
- Công thức: Số lượng người tham gia × Thời gian × Mức lương theo giờ
- Phạm vi thông thường: Hàng nghìn EUR/USD cho mỗi cuộc họp đối với các nhóm lớn
- Ví dụ về Shopify: Việc theo dõi chi phí trên toàn tổ chức đã tiết lộ những con số "đáng sợ" trên toàn công ty
Khó khăn trong việc chuyển giao kiến thức
Cộng đồng công nghệ vẫn còn chia rẽ về việc liệu các cuộc họp có phải là công cụ phù hợp để chia sẻ thông tin hay không. Trong khi một số người cho rằng tài liệu viết nên là phương pháp chính để chuyển giao kiến thức, kinh nghiệm thực tế lại kể một câu chuyện khác. Nhiều nhà phát triển báo cáo rằng các cuộc gọi video nhanh thường giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp nhanh hơn so với việc trao đổi văn bản dài dòng trên các nền tảng chat như Slack .
Quy mô của nhóm dường như là một yếu tố quan trọng. Các nhóm nhỏ hơn, hoạt động nhanh chóng được hưởng lợi đáng kể từ giao tiếp bằng lời nói tức thời, trong khi các tổ chức lớn hơn cần các phương pháp tiếp cận có cấu trúc hơn, dựa trên văn bản để tránh hỗn loạn. Điều này tạo ra một căng thẳng tự nhiên giữa tốc độ và khả năng mở rộng mà nhiều công ty gặp khó khăn để cân bằng.
Tìm kiếm thông tin bền vững
Một thách thức đáng kể xuất hiện khi cố gắng bảo tồn các cuộc thảo luận trong cuộc họp để tham khảo trong tương lai. Trong khi các nền tảng chat như Slack lưu trữ các cuộc trò chuyện, việc truy xuất thông tin kỹ thuật cụ thể sau nhiều tháng tỏ ra khó khăn đối với nhiều người dùng. Một số nhóm đã tìm thấy thành công với các kênh chuyên dụng cho các chủ đề cụ thể, nhưng hiệu quả thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào văn hóa tổ chức và kỷ luật.
Tôi đã đảo ngược điều này, và bây giờ viết 'tài liệu tôi muốn được trao', chính xác là điều đó được cô đọng thành chỉ một hoặc hai trang với không gì khác ngoài các đường dẫn mạng, tên DNS , tên tài khoản dịch vụ, tên kho Git , công cụ cần thiết để cài đặt, v.v...
Các phương pháp tiếp cận thành công nhất dường như kết hợp cả hai phương pháp - sử dụng các cuộc họp để giải quyết vấn đề ngay lập tức trong khi đảm bảo các quyết định chính và chi tiết kỹ thuật được ghi lại ở các định dạng có thể tìm kiếm, vĩnh viễn.
Thực tế về động lực quyền lực
Có lẽ cuộc thảo luận trung thực nhất tập trung vào các khía cạnh chính trị của văn hóa cuộc họp. Trong khi các nhà phát triển cấp thấp có thể hiểu các nguyên tắc của các cuộc họp hiệu quả, họ thường thiếu thẩm quyền để từ chối các phiên họp được tổ chức kém với ban quản lý cấp cao. Điều này tạo ra sự ngắt kết nối giữa các thực hành cuộc họp lý tưởng và thực tế tại nơi làm việc.
Cộng đồng thừa nhận rằng đối với các nhà quản lý và nhân viên cấp cao, các cuộc họp phục vụ các mục đích bổ sung ngoài việc chia sẻ thông tin - chúng giúp duy trì sự gắn kết của nhóm, đánh giá tình trạng dự án và điều hướng chính trị tổ chức. Những lợi ích mềm này khó đo lường nhưng vẫn quan trọng đối với động lực nhóm.
Vai trò và Trách nhiệm trong Cuộc họp
Yêu cầu đối với Người chủ trì Cuộc họp
- Cung cấp chương trình nghị sự kèm ước tính thời gian
- Xác định rõ liệu có đưa ra quyết định hay không
- Đảm bảo có ghi biên bản cuộc họp
- Chỉ định người điều phối để quản lý thời gian/chủ đề
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ
Trách nhiệm của Người tham dự
- Nếu Chấp nhận: Chuẩn bị kỹ lưỡng, tham gia tích cực, tôn trọng người điều phối
- Nếu Từ chối: Đọc biên bản, hiểu rằng sẽ có ảnh hưởng hạn chế đến các quyết định
Thách thức triển khai
Ngay cả khi các tổ chức cố gắng thiết lập văn hóa cuộc họp tốt hơn, việc thực thi vẫn không nhất quán. Một số công ty đã giới thiệu các chính sách yêu cầu chương trình nghị sự và hạn chế thời lượng cuộc họp, nhưng thành công phụ thuộc rất nhiều vào cam kết lãnh đạo và sự ủng hộ văn hóa từ tất cả các cấp.
Các giải pháp thực tế nhất dường như tập trung vào những thay đổi nhỏ, từng bước thay vì đại tu hoàn toàn. Các nhóm đã cải thiện thành công văn hóa cuộc họp của họ thường bắt đầu với các yêu cầu cơ bản như chương trình nghị sự và biên bản trước khi tiến tới các thực hành tinh vi hơn như tham dự tùy chọn và giới hạn thời gian thảo luận.
Cuộc thảo luận đang diễn ra tiết lộ rằng trong khi các nguyên tắc của các cuộc họp hiệu quả được hiểu rõ, việc triển khai chúng đòi hỏi phải giải quyết các động lực tổ chức và cấu trúc quyền lực sâu sắc hơn mà mở rộng xa hơn các thực hành lập lịch đơn giản.
Tham khảo: The ultimate meeting culture