Trong khi các tổ chức đang gặp khó khăn trong việc hiểu cách các nhóm thực sự làm việc cùng nhau, cộng đồng công nghệ tiết lộ rằng các công cụ để lập bản đồ những mạng lưới ẩn này đã tồn tại. Cuộc thảo luận tập trung vào cách các cấu trúc nhóm không chính thức hình thành một cách tự nhiên thông qua các tương tác thường ngày, nhưng các công ty đã do dự trong việc sử dụng các khả năng giám sát có sẵn.
Các Công Cụ Phân Tích Mạng Lưới Tổ Chức Đã Có Sẵn
Cộng đồng công nghệ chỉ ra rằng việc lập bản đồ các mạng lưới giao tiếp không chính thức không khó như nhiều người tin. Một số người dùng nhấn mạnh rằng các công cụ Organizational Network Analysis ( ONA ) đã tồn tại và có thể khai thác vào hệ thống email, lịch, Slack , Teams , và Google Workspace . Những công cụ này có thể phân tích các mẫu giao tiếp để tiết lộ cấu trúc thực sự về cách mọi người cộng tác.
Một thành viên cộng đồng đã chia sẻ kinh nghiệm từ một tổ chức phi công nghệ khoảng 100 người đã triển khai thành công phân tích như vậy, lưu ý rằng dữ liệu này dễ tiếp cận đến mức với quản trị viên mà gần như khó mà không làm được. Công nghệ tồn tại để xây dựng bản đồ mạng lưới chính xác trong vòng một tuần bằng cách phân tích các tương tác email và chat giữa nhân viên.
Khả năng của các công cụ ONA có sẵn:
- Phân tích giao tiếp qua email
- Theo dõi tương tác lịch
- Phân tích mẫu tin nhắn Slack/Teams
- Lập bản đồ cộng tác Google Workspace
- Trực quan hóa mối quan hệ mạng lưới
- Xác định giao tiếp liên phòng ban
Quyền Riêng Tư và Động Lực Quyền Lực Tạo Ra Rào Cản
Mặc dù khả thi về mặt kỹ thuật, những mối quan ngại đáng kể ngăn cản việc áp dụng rộng rãi các công cụ lập bản đồ này. Cuộc thảo luận cộng đồng tiết lộ rằng các tác động về quyền riêng tư và khả năng lạm dụng tạo ra những trở ngại lớn. Có những lo ngại về việc phát hiện các mẫu giao tiếp không phù hợp giữa những người ở vị trí quyền lực và cấp dưới của họ.
Một số tổ chức đã khám phá những công cụ này cho các mục đích cụ thể, chẳng hạn như cải thiện hiệu quả sáp nhập và mua lại bằng cách xác định các mối quan hệ chính và loại bỏ các nỗ lực quản lý trùng lặp. Tuy nhiên, việc triển khai rộng hơn vẫn còn hạn chế do các cân nhắc đạo đức xung quanh quyền riêng tư và giám sát nhân viên.
Các Câu Chuyện Thành Công Thực Tế Cho Thấy Các Phương Pháp Thay Thế
Các thành viên cộng đồng chia sẻ ví dụ về việc hình thành nhóm tự nhiên thành công mà không cần giám sát chính thức. Một người đóng góp mô tả việc phát triển một số dự án phần mềm cơ sở trong một công ty lớn, cuối cùng có 10-15 người đóng góp trực tiếp và hàng chục người khác. Những dự án phát triển mở nội bộ này tạo ra các hệ thống phân cấp song song trong tổ chức.
Về cơ bản bạn có thể tạo ra các hệ thống phân cấp 'song song' trong các tổ chức. Nó không khác mấy so với ý tưởng 'xây dựng thứ mà mọi người muốn', nhưng nó thực sự làm cho những người đó trở thành một phần của nó.
Cuộc thảo luận cũng tiết lộ rằng các chuyên gia khôi phục thảm họa và lập kế hoạch liên tục kinh doanh đã hiểu bản chất kép này của các tổ chức - cấu trúc chính thức vì lý do pháp lý và cấu trúc thực tế lộn xộn, tùy cơ ứng biến thực sự hoàn thành công việc.
Các Loại Cấu Trúc Tổ Chức:
- Cấu Trúc Chính Thức: Tài liệu pháp lý/bảo hiểm, sơ đồ tổ chức chính thức
- Cấu Trúc Không Chính Thức: Các mô hình hợp tác thực tế, mối quan hệ liên nhóm
- Hệ Thống Phân Cấp Song Song: Các dự án cơ sở với 10-15+ người đóng góp
- Nhóm Hữu Cơ: Hình thành tự phát dựa trên mục tiêu và kỹ năng chung
Thách Thức Của Các Cấu Trúc Công Ty Cứng Nhắc
Nhiều thành viên cộng đồng bày tỏ sự thất vọng với các cấu trúc tổ chức không linh hoạt ngăn cản sự cộng tác tự nhiên. Họ mô tả các môi trường với thời gian biểu nghiêm ngặt kéo dài hàng tháng hoặc hàng năm, để lại ít chỗ cho các dự án tự phát có thể cải thiện hiệu quả.
Cuộc trò chuyện làm nổi bật một phổ các văn hóa công ty, từ những nơi khuyến khích cộng tác liên nhóm đến những nơi khác mà nhân viên sẽ sợ hãi khi chỉ hỏi về việc làm việc trên các dự án không chính thức. Một số công ty tuyên bố khuyến khích làm việc nhóm tự nhiên nhưng sau đó chôn vùi các sáng kiến trong quan liêu.
Kết Luận
Công nghệ để hiểu và lập bản đồ các mạng lưới nhóm không chính thức tồn tại ngày nay, nhưng các rào cản tổ chức và đạo đức ngăn cản việc sử dụng rộng rãi của nó. Trong khi một số công ty thành công trong việc thúc đẩy sự cộng tác tự nhiên thông qua các thay đổi văn hóa và công cụ giao tiếp tốt hơn, những công ty khác vẫn bị mắc kẹt trong các cấu trúc cứng nhắc bỏ lỡ cơ hội cho cải tiến đổi mới và hiệu quả. Con đường phía trước có thể liên quan đến việc cân bằng lợi ích của việc hiểu động lực nhóm với sự tôn trọng quyền riêng tư và tự chủ của nhân viên.
Tham khảo: How teams grow organically