Cộng đồng công nghệ đã tích cực thảo luận về các phương pháp thực tế để quản lý những thách thức tổ chức và kỹ thuật phức tạp, được khởi nguồn từ cuốn sách How to Make Sense of Any Mess của Abby Covert . Cuộc trò chuyện này tiết lộ một khoảng cách đáng kể giữa các phương pháp giải quyết vấn đề lý thuyết và việc ứng dụng thực tế của chúng trong các công ty công nghệ.
Tài Liệu Quan Trọng và Lập Bản Đồ Quy Trình Vẫn Chưa Được Tận Dụng Đầy Đủ
Mặc dù đã được chứng minh là hiệu quả, các công cụ lập kế hoạch thiết yếu như biểu đồ đường găng và lưu đồ hiếm khi được sử dụng trong thực tế. Một chuyên gia FinTech với gần 20 năm kinh nghiệm đã lưu ý rằng những biểu đồ này cực kỳ hữu ích để xác định những nhiệm vụ nào phải diễn ra theo trình tự so với những nhiệm vụ có thể được thực hiện song song. Tuy nhiên, họ quan sát thấy rằng 90% thời gian những công cụ này chỉ được sử dụng khi chính họ tạo ra chúng.
Vấn đề tài liệu hóa sâu sắc hơn việc chỉ thiếu các biểu đồ. Nhiều quy trình kinh doanh quan trọng vẫn hoàn toàn chưa được tài liệu hóa, khiến các nhóm không thể xác định và khắc phục vấn đề. Khi các quy trình cuối cùng được tài liệu hóa, các nhóm thường phát hiện ra rằng mọi người đều có hiểu biết khác nhau về cùng một bước, dẫn đến những cuộc tranh luận dài dòng về những gì thực sự xảy ra so với những gì nên xảy ra.
Biểu đồ đường găng: Công cụ trực quan hiển thị trình tự các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án, làm nổi bật những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện đồng thời và những nhiệm vụ nào phải chờ đợi những nhiệm vụ khác hoàn thành.
Các Công Cụ Lập Biểu Đồ Phổ Biến Cho Phân Tích Hệ Thống:
- Biểu Đồ Khối: Hiển thị các thành phần hệ thống và mối quan hệ
- Biểu Đồ Luồng: Minh họa các bước quy trình và điểm quyết định
- Biểu Đồ Gantt: Trực quan hóa thời gian biểu cho lập kế hoạch dự án
- Biểu Đồ Bốn Góc: Phân loại các mục theo hai biến số
- Biểu Đồ Venn: Hiển thị các mối quan hệ chồng chéo
- Biểu Đồ Swim Lane: Lập bản đồ quy trình qua các vai trò/phòng ban khác nhau
- Biểu Đồ Phân Cấp: Hiển thị cấu trúc tổ chức hoặc hệ thống
- Sơ Đồ Tư Duy: Tổ chức ý tưởng và khái niệm
- Sơ Đồ Nguyên Lý: Biểu diễn hệ thống kỹ thuật
- Bản Đồ Hành Trình: Trải nghiệm người dùng hoặc quy trình theo thời gian
Xung Đột Về Thời Gian Gây Ra Hầu Hết Các Tranh Cãi Dự Án
Thay vì bất đồng về những gì cần xây dựng, hầu hết các xung đột dự án đều xuất phát từ kỳ vọng về thời gian. Các nhóm thường xuyên đối mặt với sự đánh đổi kinh điển giữa tốc độ và tính năng, nơi một số bên liên quan muốn kết quả ngay lập tức trong khi những người khác thích chờ đợi các giải pháp toàn diện hơn. Điều này tạo ra một căng thẳng cơ bản đòi hỏi giao tiếp rõ ràng về thời gian thực tế và phạm vi.
Thách thức trở nên phức tạp hơn khi xử lý các hệ thống liên kết với nhau. Việc khắc phục một vấn đề thường tiết lộ các phụ thuộc vào các hệ thống bị hỏng khác, tạo ra một chuỗi công việc bổ sung không được lập kế hoạch ban đầu. Bản chất liên kết này của nợ kỹ thuật khiến việc cung cấp ước tính chính xác trở nên khó khăn và có thể biến những sửa chữa đơn giản thành những công việc lớn.
Các Quy Trình Ra Quyết Định Thường Hoạt Động Ngược Lại
Một mô hình đáng lo ngại xuất hiện trong cuộc thảo luận về cách các quyết định được đưa ra trong các tổ chức. Thay vì thu thập dữ liệu để thông báo quyết định, nhiều nhà lãnh đạo đưa ra lựa chọn trước và sau đó tìm kiếm bằng chứng hỗ trợ. Cách tiếp cận ngược này làm suy yếu hiệu quả của bất kỳ phương pháp giải quyết vấn đề có hệ thống nào, bất kể nó được thiết kế tốt như thế nào.
99% tất cả lãnh đạo là đưa ra quyết định và sau đó yêu cầu dữ liệu để hỗ trợ quyết định đó thật không may.
Các chính sách làm việc tại nhà COVID-19 đã cung cấp một ví dụ rõ ràng về mô hình này, nơi các công ty sử dụng dữ liệu để hỗ trợ các quan điểm mâu thuẫn về công việc văn phòng dựa trên sở thích lãnh đạo thay đổi thay vì phân tích nhất quán.
Quân Sự và Hàng Không Cung Cấp Các Khung Làm Việc Đã Được Chứng Minh
Cuộc thảo luận làm nổi bật cách các ngành công nghiệp khác đã phát triển các quy trình ra quyết định mạnh mẽ có thể mang lại lợi ích cho các nhóm công nghệ. Các quy trình lập kế hoạch quân sự nhấn mạnh lập kế hoạch chính thức, phối hợp hậu cần quy mô lớn và đánh giá rủi ro có hệ thống. Tương tự, hàng không sử dụng các khung ra quyết định có cấu trúc chia nhỏ các tình huống phức tạp thành các bước có thể quản lý được: nhận biết tình huống, tạo ra các lựa chọn, chọn hướng hành động, hành động theo kế hoạch và đánh giá kết quả.
Những khung này hoạt động vì chúng buộc các nhóm phải chậm lại và suy nghĩ có hệ thống về các vấn đề, thay vì nhảy trực tiếp đến giải pháp. Chúng cũng tạo ra từ vựng và quy trình chung giúp các nhóm phối hợp hiệu quả hơn trong các tình huống áp lực cao.
Khung Ra Quyết Định Hàng Không (SOACE):
- Tình huống: Nhận diện tình huống hiện tại và xác định các mối nguy hiểm
- Lựa chọn: Đưa ra tất cả các giải pháp có thể bất kể tính khả thi
- Chọn: Lựa chọn hướng hành động bằng cách đánh giá rủi ro và tính khả thi
- Hành động: Thực hiện kế hoạch trong phạm vi các ràng buộc về an toàn và thời gian
- Đánh giá: Đánh giá xem hành động đã chọn có thành công hay không và chuẩn bị cho các trường hợp tương lai
Tỷ Lệ Tín Hiệu Trên Nhiễu Xác Định Nhận Thức Về Độ Phức Tạp
Một cái nhìn sâu sắc thú vị xuất hiện về mối quan hệ giữa chất lượng thông tin và nhận thức về độ phức tạp. Khi các nhóm cố gắng đưa ra quyết định dựa trên khối lượng lớn dữ liệu chất lượng thấp, mọi thứ đều cảm thấy cực kỳ phức tạp và liên tục thay đổi. Tuy nhiên, cải thiện tỷ lệ tín hiệu trên nhiễu khiến các vấn đề cảm thấy dễ quản lý và dễ hiểu hơn nhiều.
Điều này cho thấy rằng nhiều vấn đề phức tạp thực sự chỉ là môi trường thông tin nhiễu được tạo ra bởi các lựa chọn thiết kế hệ thống kém. Kiến trúc microservices , công cụ quá mức và các giải pháp được thiết kế quá mức thường tạo ra nhiều độ phức tạp hơn là giải quyết, khiến các vấn đề đơn giản trông có vẻ khó khăn không thể.
Tỷ lệ tín hiệu trên nhiễu: Tỷ lệ thông tin hữu ích so với thông tin không liên quan hoặc gây hiểu lầm trong một tập dữ liệu hoặc giao tiếp.
Cuộc thảo luận cộng đồng tiết lộ rằng trong khi các phương pháp có hệ thống để giải quyết vấn đề tồn tại và có thể rất hiệu quả, việc áp dụng chúng vẫn bị hạn chế bởi văn hóa tổ chức, hành vi lãnh đạo và xu hướng tạo ra môi trường thông tin phức tạp không cần thiết. Thành công thường phụ thuộc vào việc có những cá nhân chủ động tài liệu hóa quy trình, tạo ra các công cụ hỗ trợ trực quan và thúc đẩy việc ra quyết định dựa trên bằng chứng, bất kể tổ chức có chính thức hỗ trợ những thực hành này hay không.
Tham khảo: HOW TO MAKE SENSE OF ANY MESS