Thế giới làm việc từ xa đang sôi sục tranh luận về một phương pháp mới trong giao tiếp nhóm. Obsidian , một công ty ứng dụng ghi chú, đã chia sẻ phương pháp tạo các kênh tán gẫu cá nhân cho từng thành viên trong nhóm - những không gian riêng tư nơi nhân viên có thể chia sẻ những suy nghĩ ngẫu nhiên, ý tưởng dự án và cập nhật cá nhân mà không làm lộn xộn các kênh làm việc chính.
Ý tưởng này nhằm thay thế những cuộc trò chuyện tự nhiên thường xảy ra xung quanh máy nước trong văn phòng. Mỗi thành viên trong nhóm có một kênh riêng nơi chỉ họ mới có thể đăng tin nhắn cấp cao nhất, mặc dù những người khác có thể trả lời trong các chuỗi thảo luận. Những kênh này được tắt tiếng theo mặc định và được đặt ở cuối danh sách kênh, không có kỳ vọng rằng đồng nghiệp sẽ đọc chúng thường xuyên.
Cấu trúc kênh Rambling của Obsidian:
- Các kênh riêng lẻ được đặt tên theo từng thành viên trong nhóm
- Chỉ chủ sở hữu kênh mới có thể đăng tin nhắn cấp cao nhất
- Những người khác có thể trả lời trong các chuỗi thảo luận nhưng không thể bắt đầu chủ đề mới
- Các kênh được tắt tiếng theo mặc định và không có yêu cầu đọc
- Được đặt trong phần " Ramblings " riêng biệt ở cuối danh sách kênh
Cuộc tranh luận lớn về kênh
Phản ứng của cộng đồng công nghệ đã bị chia rẽ rõ rệt. Những người ủng hộ coi đây là một giải pháp sáng tạo cho sự cô lập khi làm việc từ xa, trong khi những người chỉ trích lo ngại về việc tạo ra thêm một gánh nặng giao tiếp nữa. Nhiều nhà phát triển bày tỏ lo ngại về việc cấu trúc chính thức có thể giết chết bản chất tự nhiên của cuộc trò chuyện thông thường tại nơi làm việc.
Lời chỉ trích phổ biến nhất tập trung vào cảm giác đen tối của việc bắt buộc chia sẻ cá nhân. Một số thành viên cộng đồng so sánh nó với các sáng kiến văn hóa doanh nghiệp bắt buộc, với một người rút ra sự tương đồng với bộ phim Office Space và cách nhìn châm biếm về các yêu cầu tại nơi làm việc. Những người khác lo lắng về áp lực phải thể hiện cuộc trò chuyện thông thường, biến tương tác xã hội tự nhiên thành một nghĩa vụ công việc khác.
Các phương pháp thay thế xuất hiện
Nhiều nhóm đã tìm thấy thành công với các giải pháp đơn giản hơn. Giải pháp thay thế phổ biến nhất dường như là các kênh chia sẻ đơn lẻ với tên như random, watercooler, hoặc study hall. Những không gian chung này cho phép các cuộc trò chuyện tự nhiên phát triển mà không cần phải quản lý nhiều kênh cá nhân.
Một số tổ chức đã thực hiện các phương pháp hoàn toàn khác. Một công ty đã tạo ra các kênh theo chủ đề cụ thể cho các sở thích như đạp xe, nấu ăn hoặc thú cưng, cho phép nhân viên kết nối qua những sở thích chung. Những công ty khác đã thử nghiệm với các buổi coffee talk theo lịch trình hoặc kéo dài các cuộc họp hàng tuần để bao gồm thời gian xã hội.
Chỉ cần tạo một kênh 'random', nơi hầu hết mọi người tắt thông báo, và sử dụng nó cho mọi thứ ngẫu nhiên, từ lời mời ăn trưa đến 'Tôi đang bán dầu ô liu'.
Các Phương Pháp Giao Tiếp Thay Thế Phổ Biến:
- Các kênh "ngẫu nhiên" hoặc "trò chuyện bên ly nước" được chia sẻ chung
- Các kênh sở thích theo chủ đề cụ thể (đạp xe, nấu ăn, thú cưng)
- Các cuộc trò chuyện theo luồng trong các kênh dự án hiện có
- Thời gian giao lưu được lên lịch trong các cuộc họp thường kỳ
- Kéo dài các cuộc họp hàng tuần với thời gian trò chuyện thoải mái
Vấn đề mở rộng quy mô
Một hạn chế chính của các kênh tán gẫu cá nhân trở nên rõ ràng với quy mô nhóm. Trong khi phương pháp này có thể hiệu quả với nhóm nhỏ 2-10 người của Obsidian , nó nhanh chóng trở nên khó quản lý đối với các tổ chức lớn hơn. Việc quản lý hàng chục hoặc hàng trăm kênh cá nhân sẽ tạo ra gánh nặng nhận thức đáng kể cho nhân viên cố gắng duy trì kết nối với đồng nghiệp.
Nhiều người làm việc từ xa có kinh nghiệm chỉ ra rằng giao tiếp thông thường thành công thường phát triển tự nhiên thông qua các kênh dự án hiện có bằng cách sử dụng các cuộc trò chuyện theo chuỗi. Phương pháp này giữ các thảo luận liên quan trong bối cảnh đồng thời tránh việc gia tăng các kênh bổ sung cần theo dõi.
Cân nhắc về Quy mô Nhóm:
- Hoạt động tốt nhất cho các nhóm từ 2-10 người (theo khuyến nghị)
- Trở nên khó quản lý đối với các tổ chức lớn hơn
- Chi phí nhận thức tăng theo quy mô nhóm
- Có thể cần các phương pháp khác nhau cho các nhóm quy mô doanh nghiệp
Niềm tin và văn hóa nơi làm việc
Cuộc tranh luận tiết lộ những câu hỏi sâu sắc hơn về niềm tin nơi làm việc và văn hóa giao tiếp. Một số nhà quản lý lo lắng về việc mất tầm nhìn vào động lực nhóm, trong khi nhân viên bày tỏ lo ngại về sự giám sát và áp lực phải chia sẻ suy nghĩ cá nhân trong bối cảnh công việc. Thách thức trở thành việc tạo ra kết nối xã hội thực sự mà không làm cho nó cảm thấy bị ép buộc hoặc bị giám sát.
Một số thành viên cộng đồng lưu ý rằng sự thành công của bất kỳ hệ thống giao tiếp thông thường nào phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa công ty và phương pháp quản lý. Trong những môi trường mà nhân viên cảm thấy được tin tưởng và hỗ trợ thực sự, những sáng kiến này có xu hướng hoạt động tốt hơn so với những nơi chúng có thể được coi như các chỉ số hiệu suất.
Cuộc thảo luận làm nổi bật một thách thức đang diễn ra đối với các nhóm làm việc từ xa: làm thế nào để duy trì kết nối con người và sự hợp tác tự phát mà không tạo ra căng thẳng bổ sung hoặc gánh nặng giao tiếp. Mặc dù không có giải pháp phổ quát, sự đa dạng của các phương pháp đang được thử nghiệm cho thấy rằng các nhóm đang tích cực làm việc để giải quyết câu đố này theo những cách phù hợp với nhu cầu và văn hóa cụ thể của họ.
Tham khảo: If you're remote, ramble