Sự chuyển đổi sang làm việc từ xa đã bộc lộ một khoảng trống quan trọng trong cách các công ty xây dựng văn hóa công sở trực tuyến. Trong khi nhiều tổ chức tạo ra các kênh chuyên dụng cho các cuộc trò chuyện thông thường, họ thường thất bại trong việc nuôi dưỡng những kết nối con người giúp các nhóm làm việc từ xa phát triển mạnh.
Khoảng trống lãnh đạo trong không gian số
Rào cản lớn nhất đối với văn hóa làm việc từ xa thành công không phải là công nghệ—mà là hành vi lãnh đạo. Các công ty có thể thiết lập vô số kênh chat cho các cuộc trò chuyện thông thường, nhưng nếu không có sự tham gia tích cực của các nhà quản lý, những không gian này sẽ trở thành những thị trấn ma số. Khi ban lãnh đạo không làm gương cho hành vi mà họ muốn thấy, nhân viên sẽ tự nhiên tránh tham gia vào các cuộc thảo luận ngoài chủ đề để không bị coi là thiếu năng suất.
Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn nơi nhân viên mới học cách chỉ tập trung vào công việc, và văn hóa cô lập tự duy trì. Kết quả là các nhóm chỉ biết nhau như những người làm công, thiếu những kết nối cá nhân giúp làm mượt mà các tương tác chuyên nghiệp và xây dựng lòng tin.
Những Thất Bại Phổ Biến Trong Văn Hóa Làm Việc Từ Xa:
- Tạo ra các kênh giao tiếp xã hội mà không xây dựng văn hóa sử dụng
- Ban quản lý tránh các cuộc trò chuyện thường ngày nhưng lại mong đợi nhân viên tham gia tích cực
- Đối xử với nhân viên làm việc từ xa như nhà thầu bên ngoài trong các mô hình làm việc kết hợp
- Tập trung vào các công cụ giám sát (như bắt buộc bật webcam) thay vì xây dựng mối quan hệ
- Không thể hiện được những hành vi xã hội cần thiết cho sự gắn kết của đội ngũ làm việc từ xa
Vấn đề giám sát
Các nền tảng giao tiếp doanh nghiệp đặt ra một thách thức độc đáo mà không gian văn phòng vật lý không có: hồ sơ vĩnh viễn và khả năng giám sát. Không giống như các cuộc trò chuyện trong bếp nơi chỉ những người có mặt mới nghe thấy những gì được nói, tin nhắn số có thể được xem xét bởi ban quản lý, phòng nhân sự, hoặc bộ phận IT bất cứ lúc nào.
Vấn đề với các không gian ngoài chủ đề của doanh nghiệp là hiển nhiên: Đó là (khả năng) giám sát. Một trong những đặc tính thiết yếu của bếp cà phê tại văn phòng là chỉ bạn và người có mặt ở đó mới biết bạn đã nói gì.
Nhận thức này khiến nhân viên thận trọng khi chia sẻ sở thích cá nhân hoặc những suy nghĩ thông thường, ngay cả trong các kênh xã hội được chỉ định. Nỗi sợ bị theo dõi hoặc đánh giá dựa trên giao tiếp thông thường của họ khiến nhiều người lao động không tham gia một cách chân thực.
Cạm bẫy làm việc kết hợp
Các công ty thực hiện chính sách làm việc kết hợp thường tạo ra tình huống tệ hơn cho các thành viên nhóm làm việc từ xa. Khi phần lớn nhóm làm việc cùng nhau tại văn phòng, những người làm việc từ xa trở thành công dân hạng hai bỏ lỡ các cuộc trò chuyện không chính thức và xây dựng mối quan hệ diễn ra tự nhiên trong không gian vật lý.
Điểm bước ngoặt có ý nghĩa quan trọng. Các nhóm chủ yếu làm việc từ xa phát triển thói quen giao tiếp trực tuyến bao trùm, trong khi các nhóm chỉ có một hoặc hai người làm việc từ xa thường đối xử với những cá nhân đó giống như nhà thầu bên ngoài hơn là thành viên nhóm bình đẳng.
Các Yếu Tố Quan Trọng Cho Thành Công Văn Hóa Làm Việc Từ Xa:
- Sự tham gia của ban lãnh đạo vào các cuộc trò chuyện ngoài công việc
- Những tín hiệu văn hóa rõ ràng cho thấy tương tác xã hội được coi trọng
- Giải quyết các lo ngại về giám sát trong giao tiếp kỹ thuật số
- Tránh các sắp xếp làm việc kết hợp khiến nhân viên làm việc từ xa bị cô lập
- Học hỏi từ các cộng đồng mã nguồn mở đã thành thạo trong cộng tác từ xa
Xây dựng văn hóa làm việc từ xa chân thực
Các công ty làm việc từ xa thành công hiểu rằng tương tác ngoài chủ đề không phải là sự phân tâm khỏi công việc—mà là cơ sở hạ tầng thiết yếu giúp công việc tốt hơn. Khi mọi người biết nhau như những con người có sở thích, gia đình và tính cách, họ giao tiếp hiệu quả hơn và giải quyết xung đột dễ dàng hơn.
Giải pháp đòi hỏi xây dựng văn hóa có chủ đích từ trên xuống. Các nhà quản lý phải tích cực tham gia vào các cuộc trò chuyện thông thường, chia sẻ cập nhật cá nhân, và chứng minh rằng tương tác xã hội được đánh giá cao, không chỉ được dung thứ. Nếu không có sự làm gương của lãnh đạo này, ngay cả những không gian xã hội được thiết kế tốt nhất cũng sẽ vẫn trống rỗng.
Các công ty thúc đẩy chính sách trở lại văn phòng có thể đang tiết lộ nhiều hơn về khả năng quản lý của họ hơn là yêu cầu không gian. Các tổ chức xây dựng thành công văn hóa làm việc từ xa thường thấy các nhóm của họ kết nối và năng suất hơn so với các nhóm truyền thống tại văn phòng—nhưng điều này đòi hỏi những kỹ năng mà nhiều nhà quản lý chưa phát triển.
Tham khảo: The importance of offtopic